使用社群通訊軟體來連絡公務及業務發展,已經相當普遍,甚至遠遠超過電話及簡訊的使用,除了可以「留下證據」外,發送消息前還可經過深思,避免在電話溝通上很難有足夠時間思考而一時講錯話。

但是使用社群通訊軟體溝通仍然有下列四點值得注意與遵守。

如果你要用自己的社群通訊軟體來連絡公事,就是代表你的個人品牌,也代表著公司,應該慎重看待此事。

(一) 慎選相片

建議不要使用「可愛」「俏皮」的相片當大頭貼,會讓對方認為你是不成熟的小毛頭,如果客戶或主管將訂單或要事交給你,怎麼叫他們會放心!?

如果在通訊軟體相片處放一張畢業照也不妥,對方如果沒有看過你的人就會以為你剛畢業,沒有工作經驗好欺負。

小編年輕時有個ㄧ起工作的同事,他在工作2、3年後就先我們離職自己創業,有一次大夥約好吃飯,見到他留了鬍子,好奇問他才知道:他計劃去美國拜訪客戶,擔心客戶認為他看起來太年輕,不敢再下訂單;這就真正應了一句成語:「嘴上無毛 辦事不牢」。

如果是女性,也不妥放一張性感暴露的相片,除了會令正派的客戶搖頭外,不免也會令人有非份的遐想。

如何放相片比較好!?我建議花點小錢去拍個沙龍照吧。

二)假名或小名

很多人可能為了怕詐騙集團盯上或侵入你個人的戶頭作案,而使用假名或小名,如果有這個考量,我建議就不要用在公事上,另外再設立一個新的通訊軟體;再說現在的社群通訊軟體,對方要加入你的帳號都要你同意;用個假名或小名除了讓客戶或主管還要猜你是誰外,也會讓對方認為你不務實。

(三) 擾人的聲音

使用手機社群通訊軟體,不管搭公共交通工具、上班、開會或有人在旁,最好使用靜音或振動模式,因為「叮咚叮咚」的聲音會令人覺得你是不禮貌,甚至讓人不舒服。

因為對方既然使用社群通訊軟體連絡你,他應該也就不在乎那麼急著要你回覆了,現在的急事應該會使用電話直撥,因為大家知道社群通訊軟體免費通話的鈴聲還是太小聲。

(四) 公私分明

雖然使用我們自己的手機、以及自己下載的免費社群通訊軟體在公事上,但不能這樣就可以公私不分,上班一邊回覆公事,一邊在自己私人群組打屁聊天;做什麼像什麼,在職場就應表現出一個專業與稱職的專業人士。

撰稿: 歐漾淨水

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